Planbare Migration zu Exchange Online - ohne Downtime

Die E-Mail-Infrastruktur von akzenta basierte auf einem lokalen Exchange-Server. Durch das bevorstehende EOL entstand konkreter Handlungsbedarf. Gleichzeitig war klar: Der Betrieb der bisherigen Umgebung war im Vergleich kostenintensiv, während Microsoft-365-Lizenzen bereits zur Verfügung standen.

Der Wechsel zu Exchange Online bot daher die Möglichkeit, vorhandene Lizenzen sinnvoll einzusetzen und dadurch die Kosten zu senken. Eine komplett eigenständige Umstellung war auch wegen dem hohen Zeitaufwand zeitnah unrealistisch

Die Migration sollte technisch sauber, verlässlich und ohne spürbare Einschränkungen für den laufenden Betrieb erfolgen. Neben der Umstellung auf Exchange Online musste auch die Integration von Hornetsecurity berücksichtigt werden.

Für das interne IT-Team von akzenta hätte eine eigenständige Umsetzung einen hohen Einarbeitungsaufwand bedeutet. Deshalb entschied sich akzenta dafür, gezielt externes Fachwissen einzubinden, um Risiken zu minimieren und die Migration effizient durchzuführen.

ScaleITS wurde akzenta von einem Partnerunternehmen empfohlen. Bereits in einem ersten kleineren Projekt im Microsoftumfeld hatte die Zusammenarbeit überzeugt. Diese positive Erfahrung schuf die Grundlage und schlussendlich auch die Entscheidung, die deutlich umfassendere Migration gemeinsam umzusetzen.

„Zu Beginn wurde die geplante Vorgehensweise detailliert beschrieben und transparent mit uns abgestimmt. Regelmäßige Termine sorgten während des Projekts für Klarheit, kurze Entscheidungswege und eine verlässliche Umsetzung.
Potenzielle Schwachstellen wurden frühzeitig angesprochen, passende Empfehlungen eingebracht und Best Practices für die Zeit während und nach der Migration vermittelt. Die Umsetzung erfolgte termingerecht, fachlich präzise und wie im Angebot beschrieben. Auch kurzfristige Abstimmungen waren möglich. Einzelne Schritte wurden zunächst gemeinsam durchgeführt und anschließend so erläutert, sodass unser IT-Team bestimmte Abläufe eigenständig übernehmen konnte.“ – Tristan Schmidt, IT-Manager bei akzenta GmbH & Co. KG

Die Migration zu Exchange Online wurde erfolgreich abgeschlossen – ohne Downtime, ohne Fehler und ohne Nachteile für den laufenden Betrieb.

Durch die Nutzung der vorhandenen Microsoft-365-Lizenzen konnte akzenta zusätzliche Lizenzkosten vermeiden und die bisherige Exchange-Umgebung wirtschaftlich sinnvoll ablösen. Gleichzeitig entstand eine moderne, cloudbasierte E-Mail-Infrastruktur, die den weiteren Betrieb vereinfacht und zukunftssicherer macht.

Neben der technischen Umsetzung profitierte akzenta vor allem von der strukturierten Projektführung, der hohen fachlichen Kompetenz und der verlässlichen Zusammenarbeit mit ScaleITS.

Mit Exchange Online und der Integration von Hornetsecurity verfügt akzenta nun über eine moderne und kosteneffiziente E-Mail-Umgebung. Gleichzeitig wurde internes Wissen aufgebaut, sodass ausgewählte Abläufe künftig eigenständig durchgeführt werden können. ScaleITS steht weiterhin als Ansprechpartner für Optimierungen und Best Practices rund um Microsoft 365 zur Verfügung.