Mitarbeiter Backoffice (m/w/d)

Im Backoffice übernimmst du eigenständig kaufmännische Vorgänge und begleitest diese von der Auftragserfassung bis zur vollständigen Abwicklung.

Du sorgst dafür, dass Angebote korrekt erstellt und nachverfolgt, Bestellungen rechtzeitig ausgelöst, Wareneingänge erfasst und Rechnungen geprüft werden. Gleichzeitig hältst du Rückfragen und offene Vorgänge nach und stellst sicher, dass diese zuverlässig abgeschlossen werden.

Du arbeitest dabei eng mit unserem Vertrieb, Einkauf, der Technik, der Geschäftsführung und unseren Lieferanten zusammen.

Wir suchen jemanden, der nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern Verantwortung für seine Vorgänge übernimmt, Fristen im Blick behält und selbstständig nachfasst, wenn etwas nicht wie geplant läuft.

Du übernimmst eigenständig wichtige kaufmännische und administrative Prozesse im Tagesgeschäft.

• Angebote erstellen, bearbeiten und aktiv nachverfolgen
• Kundenaufträge im ERP-System erfassen und vollständig abwickeln
• Hard- und Software sowie weitere IT-Produkte bei Lieferanten beschaffen
• Preise, Verfügbarkeiten und Liefertermine prüfen
• Bestellungen auslösen und deren Lieferstatus nachverfolgen
• Auftragsbestätigungen und Liefertermine prüfen
• Wareneingänge erfassen und kontrollieren
• Eingangsrechnungen sachlich und rechnerisch prüfen
• Rechnungen den entsprechenden Bestellungen und Vorgängen zuordnen
• Abweichungen und offene Punkte mit Lieferanten und internen Ansprechpartnern klären
• Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten im ERP-System pflegen
• Dokumentationen und kaufmännische Unterlagen vollständig und nachvollziehbar führen
• Offene Vorgänge konsequent nachhalten und zum Abschluss bringen
• Allgemeine administrative Backoffice-Aufgaben übernehmen
• Das Office Management bei Bedarf unterstützen
• Mit Vertrieb, Einkauf, Technik, Geschäftsführung, Kunden und Lieferanten verbindlich kommunizieren

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und relevante Berufserfahrung und bist es gewohnt, kaufmännische Vorgänge eigenständig zu bearbeiten.

Für diese Position setzen wir praktische Erfahrung voraus. Sie ist daher nicht als Einstiegsposition ohne Berufserfahrung ausgelegt.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandel oder vergleichbar
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, Backoffice, Innendienst, Einkauf oder in der Auftragsabwicklung
• Praktische Erfahrung in der Auftragsabwicklung und Bearbeitung kaufmännischer Vorgänge
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen, idealerweise weclapp
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Sicheres Verständnis für kaufmännische Abläufe und Zusammenhänge
• Erfahrung in Einkauf, Beschaffung oder Rechnungsprüfung von Vorteil
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse von Vorteil
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Du kannst mehrere Vorgänge parallel bearbeiten und setzt dabei selbstständig Prioritäten
• Du arbeitest Aufgaben konsequent nach und behältst auch offene Punkte im Blick
• Du kommunizierst klar und verbindlich mit internen und externen Ansprechpartnern

Dich erwartet eine verantwortungsvolle Position in unserem Backoffice, in der du einen direkten Einfluss auf die Qualität und Zuverlässigkeit unserer kaufmännischen Abläufe hast.

Du arbeitest mit klaren Prozessen, kurzen Entscheidungswegen und einem hohen Anspruch an Genauigkeit. Gleichzeitig hast du die Möglichkeit, bestehende Abläufe aktiv mitzugestalten und zu verbessern.

Du bist dabei keine reine administrative Unterstützung, sondern eine zentrale Schnittstelle zwischen unseren internen Teams, Kunden und Lieferanten.